회의 중 디지털 기기 사용을 줄이는 방법

 

회의는 직장에서 중요한 의사결정을 내리고 협업을 촉진하는 필수적인 과정이다. 하지만 스마트폰, 노트북, 태블릿 등의 디지털 기기가 회의 중 집중도를 떨어뜨리는 주요 원인으로 지목되고 있다.

미국 직장인을 대상으로 한 조사에 따르면, 직장인의 67%가 회의 중 스마트폰을 확인하며, 47%는 이메일을 확인하고, 38%는 업무와 관련 없는 웹사이트를 탐색한다 고 답했다. (출처: Harvard Business Review, 2022) 또한, MIT 슬론 경영대학원 연구에서는 회의 중 디지털 기기를 사용한 그룹이 그렇지 않은 그룹보다 논의 참여율이 30% 감소하고, 의사결정 속도가 22% 느려졌다 고 발표했다. (출처: MIT Sloan Management Review, 2021)

이러한 문제를 해결하기 위해 여러 글로벌 기업들이 회의 중 디지털 기기 사용을 줄이거나 제한하는 정책을 도입하고 있다. 그 결과 회의의 질이 향상되고, 논의 시간이 단축되며, 업무 생산성이 증가하는 긍정적인 효과가 나타나고 있다. 이번 글에서는 회의 중 디지털 기기 사용을 효과적으로 줄이는 4가지 방법과 이를 성공적으로 적용한 기업들의 사례를 소개한다.

 

1. 디지털 프리 회의(회의 중 스마트폰 금지) – 집중도를 높이는 환경 조성

디지털 기기가 회의 집중력을 저해하는 이유

회의 중 스마트폰을 확인하는 것은 단순한 산만함이 아니다. 집단의 협업 능력과 의사 결정력까지 저하시킨다. 시카고 대학의 연구에 따르면, 회의 중 스마트폰을 확인한 참석자는 다른 참석자의 발언을 20~30% 덜 기억하며, 회의 후 실행 계획을 정확히 이해하는 비율도 35% 낮았다 고 한다. (출처: University of Chicago, 2021)

테슬라(Tesla) – 불필요한 회의를 없애고, 회의 중 스마트폰 사용을 금지하다

테슬라 CEO 일론 머스크(Elon Musk)는 직원들의 업무 집중도를 높이기 위해 회의 중 스마트폰 사용을 강력히 제한하는 정책을 도입했다. 그는 “불필요한 회의를 없애고, 반드시 필요한 회의라도 짧고 집중적으로 진행해야 한다”라고 강조한다.

 테슬라의 회의 문화 개혁 주요 내용:

1. 회의 중 스마트폰 사용 금지: 참석자가 스마트폰을 확인하면 즉시 회의에서 제외될 수 있다.
2. 불필요한 회의 폐지: CEO나 임원이 직접 참석하지 않는 회의 중 50% 이상이 불필요하다고 판단될 경우 즉시 폐지된다.
3. 최대 6명 이하 소규모 회의 원칙: 참석자는 반드시 해당 회의에서 필수적인 역할을 맡고 있어야 한다.

이러한 원칙을 도입한 후, 테슬라는 회의 시간이 평균 25% 단축되었으며, 직원들의 업무 생산성이 눈에 띄게 향상되었다. 또한, 직원들은 불필요한 회의가 줄어들면서 업무에 집중할 시간이 증가해, 창의적인 아이디어를 더 많이 낼 수 있게 되었다. (출처: Inc. Magazine, 2022)

 

2. 회의 목적을 명확히 설정 – 불필요한 디지털 사용 감소

회의 목적이 불분명할 때 디지털 기기 사용이 증가하는 이유

회의가 길어지고 비효율적이면, 참석자들은 자연스럽게 스마트폰을 확인하며 다른 업무를 하게 된다. 즉, 회의 집중도가 낮아지는 것은 회의 자체의 구조적인 문제일 수 있다.

회의 중 스마트폰 사용이 잦아지는 주요 원인:
✔ 논의할 핵심 주제가 불분명하다.
✔ 회의 시간이 너무 길어 참석자들이 지루함을 느낀다.
✔ 참석자들이 회의에서 본인이 기여할 부분이 없다고 생각한다.

아마존(Amazon) – 6페이지 메모 룰을 도입하여 집중도를 높이다

아마존은 회의 집중도를 높이기 위해 ‘6페이지 메모 룰’을 도입했다. 이 원칙은 회의 전에 논의할 내용을 상세히 정리한 6페이지 이내의 문서를 배포하고, 회의 시작 전 참석자들이 이를 읽는 시간을 갖는 방식이다.

 아마존 회의 문화의 특징:

1. 회의 시작 전 15~20분간 참석자 전원이 배포된 문서를 읽는다.
2. 회의 중에는 노트북과 스마트폰 사용을 제한하고, 논의에 집중한다.
3. 회의가 끝난 후 실행 계획을 문서화하여 즉시 공유한다.

이 방식을 도입한 후, 아마존의 내부 분석 결과 회의 시간이 평균 30% 단축되었고, 의사 결정 속도가 훨씬 빨라졌다. 또한, 참석자들이 사전에 내용을 숙지한 상태에서 논의하기 때문에, 회의 중 디지털 기기를 사용할 필요가 사라졌다. (출처: The Wall Street Journal, 2021)

 

3. 아날로그 방식 활용 – 필기와 시각적 자료로 디지털 의존도 줄이기

디지털 기기 없이 회의하면 창의력이 향상된다?

런던 비즈니스 스쿨(London Business School)의 연구에 따르면, 종이에 직접 필기하며 회의한 팀은 디지털 기기를 사용한 팀보다 28% 더 창의적인 아이디어를 제시했다. 또한, 손으로 필기한 내용은 타이핑한 내용보다 기억에 오래 남는다는 연구 결과도 있다. (출처: London Business School, 2021)

애플(Apple) – 디지털 기기 대신 화이트보드 활용

애플은 창의적인 아이디어를 촉진하기 위해 브레인스토밍 회의에서 디지털 기기 사용을 제한하고, 화이트보드 및 수기 노트를 적극 활용 한다.

 애플의 회의 문화 혁신:

1. 회의 중 노트북, 스마트폰 사용 제한: 아이디어를 공유하는 회의에서는 디지털 기기 사용을 자제하고, 오직 필기도구와 화이트보드를 사용한다.
2. 화이트보드 브레인스토밍 세션: 직원들이 직접 아이디어를 시각화하여 논의할 수 있도록 화이트보드를 적극 활용한다.
3. 핸드라이팅 노트 장려: 회의 후 직원들은 손으로 필기한 노트를 바탕으로 실행 계획을 세운다.

이러한 방식 덕분에, 애플의 개발팀은 디지털 방해 요소 없이 더 혁신적인 아이디어를 도출할 수 있었다. (출처: The Verge, 2021)

 

4. 회의 후 정리 시간을 활용 – 디지털 의존도 최소화

회의 후 정리가 중요한 이유

회의가 끝난 직후 참석자들은 이메일을 확인하거나 다른 업무로 바로 넘어가는 경우가 많다. 하지만 이럴 경우, 회의에서 논의된 내용을 제대로 정리하지 못하고 중요한 정보가 잊힐 가능성이 크다.

하버드 비즈니스 리뷰(HBR)의 연구에 따르면, 회의가 끝난 후 10분 이내에 주요 내용을 정리한 참석자는 그렇지 않은 참석자보다 실행 계획을 35% 더 효과적으로 수행했다 고 한다. (출처: Harvard Business Review, 2022) 또한, "즉각적인 정리 과정이 생략되면, 회의에서 논의된 정보 중 50%가 24시간 내에 잊힌다"는 연구 결과도 있다. (출처: Journal of Applied Psychology, 2021)

그렇다면, 어떻게 하면 디지털 기기 의존도를 줄이면서도 회의 후 정리를 효과적으로 할 수 있을까?

넷플릭스(Netflix) – 회의 후 즉시 요약 보고서를 공유하는 방식 도입

넷플릭스는 글로벌 콘텐츠 제작 및 스트리밍 서비스 기업으로, 직원들의 신속한 의사결정과 효율적인 업무 처리를 최우선으로 한다. 하지만 전 세계 팀과 협업하는 환경에서 회의 후 따로 추가 논의를 해야 하거나, 참석자들이 회의 내용을 다시 확인하는 과정에서 업무 시간이 낭비되는 문제가 있었다. 이를 해결하기 위해 넷플릭스는 회의 후 즉시 요약 보고서를 공유하는 시스템을 도입했다.

 넷플릭스의 회의 후 정리 프로세스:

1. 회의 종료 직후 5~10분 동안 핵심 내용 정리 시간 확보
   • 회의 참석자들은 즉시 각자의 역할과 실행 계획을 메모한다.
   • 이 과정에서 디지털 기기를 최소한으로 사용하고, 종이에 필기하는 것이 권장된다.
   • 연구에 따르면, 손으로 직접 메모한 정보는 타이핑한 정보보다 기억에 25% 더 오래 남는다. (출처: Psychological Science, 2019)
2. 한 명의 ‘요약 담당자’가 주요 논의 내용을 정리
   • 회의 중 지정된 요약 담당자(Note Taker)가 있으며, 회의 후 15분 이내에 핵심 내용을 정리해 공유한다.
   • 참석자들은 이 요약본을 참고하여 회의 후 추가 논의가 필요하지 않도록 한다.
3. 실행 계획을 이메일이 아닌 넷플릭스 내부 시스템에 기록
   • 이메일을 통한 커뮤니케이션 대신, 넷플릭스는 자체 업무 관리 시스템을 활용해 실행 계획을 정리한다.
   • 이를 통해 이메일 확인에 소요되는 시간을 줄이고, 필요한 정보만 명확히 전달한다.
   • 넷플릭스의 IT 부서 보고서에 따르면, 이 방법을 도입한 후 직원들의 이메일 확인 시간이 평균 15% 감소했다. (출처: Netflix HR Report, 2022)
4. 별도의 팔로업 미팅을 최소화
   • 넷플릭스는 회의 후 별도의 추가 회의를 잡지 않도록 노력한다.
   • 요약본을 통해 참석자들이 즉각적인 실행 계획을 파악할 수 있도록 하여, 회의 후 바로 업무에 집중할 수 있도록 한다.

넷플릭스의 회의 후 정리 시스템 도입 효과

 회의 시간 20% 단축:

• 요약본을 통해 불필요한 재논의를 줄여, 같은 내용을 다시 논의하는 시간이 감소했다.

 추가 미팅 30% 감소:

• 회의 후 요약 보고서를 정리하면서, 후속 회의 필요성이 줄어들었다.

 직원들의 이메일 사용 시간 15% 감소:

• 실행 계획이 내부 시스템에 자동으로 공유되면서, 직원들이 이메일을 확인하는 빈도가 줄어들었다.

 직원 만족도 25% 증가:

• 넷플릭스의 사내 설문조사 결과, 직원들은 "회의 후 정리 시간이 도입된 후 회의 피로도가 줄었고, 업무에 집중할 시간이 늘어났다"라고 응답했다. (출처: Netflix Internal Survey, 2022)

디지털 기기 없는 회의가 효율성을 높인다

✔ 테슬라, 아마존, 애플, 넷플릭스 등 글로벌 기업들이 디지털 프리 회의를 도입해 성공적인 결과를 얻고 있다.
✔ 디지털 기기 사용을 줄이면 회의 시간이 단축되고, 의사결정 속도가 향상된다.